CRM und Marketing Automation sind Anwendungen, die sehr oft gemeinsam von Kunden genutzt werden. Salesforce hat mit Pardot und Marketing Cloud sogar zwei Anwendungen für Marketing Automation auf seiner Plattform verfügbar. Trotzdem gibt es Situationen, in denen bei Kunden bereits Marketing Automation Tools im Einsatz sind, oder sie sich für Lösungen außerhalb des Salesforce Kosmos entscheiden. In diesem Fall gilt es, diese Anwendungen mit Salesforce zu integrieren, so dass durchgängige Prozessunterstützung realisiert werden kann.

Im vorliegenden Fall ist der Kunde Teil eines Firmennetzwerks. Die Unternehmen dieses Netzwerks hatten sich bereits vor der Entscheidung für die Salesforce Sales Cloud, auf HubSpot als Standard für Marketing Automation festgelegt. HubSpot ist eine Cloud Anwendung, ähnlich wie Salesforce,. Das Spektrum umfasst Social-Media-Marketing, Content-Management, Web-Analytics sowie Suchmaschinenoptimierung.

HubSpot ist in der Kundenorganisation bereits etabliert. Daher hatte der Kunde das Ziel, HubSpot in Kombination mit der Sales Cloud für die Leadgenerierung einzusetzen. Hierbei sollten, in enger Integration mit Saleforce, Kampagnen erstellt, durchgeführt und so generierte Leads zur weiteren Bearbeitung an Salesforce (zurück-)übergeben werden. Ein durchaus alltägliches Szenario.

Integration beider Systeme wird über HubSpot getriggert. HubSpot stellt eine App zur Verfügung, die auf Seiten von Salesforce installiert werden muss. Anschließend wird die Verknüpfung der abzugleichenden Felder wieder in HubSpot selbst definiert. Jede Feldzuordnung wird eine Aktualisierungsregel zugeordnet, welche aussagt, wie die Daten zwischen den beiden Systemen synchronisiert werden.

Soweit – so einfach – sollte man meinen. Doch wie so oft gibt es auch hier kein Plug&play. Es gilt einige Dinge zu beachten, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten. Hier eine Auswahl von Best-Practices, mit denen die Integration gelingt:

  • Die Synchronisierung kann und soll anhand einer kleinen Liste von Kontakten geprüft und getestet werden.
  • Die Integration soll erst nach der vollständigen Datenmigration erfolgen, da sonst alle Kontakte von HubSpot entweder als Lead oder als Kontakt in Salesforce erstellt werden.
  • Aktualisierungsregeln sollen sorgsam ausgewählt werden.
  • Automatisch gemappte Felder sollten möglichst nicht mit benutzerdefinierten Feldern ersetzt werden.
  • Um Aufgaben zu synchronisieren müssen bestimmte Felder im Seitenlayout von Salesforce sichtbar gemacht und zugeordnet werden.

Sind diese Voraussetzungen (und noch ein paar weitere) erfüllt, läuft die Integration wie gewünscht. Die Kombination zwischen Salesforce Sales Cloud und Marketing Automation Tools funktioniert natürlich nicht nur mit Hubspot. Auch anderen marktgängigen Anwednungen können so, oder so ähnlich mit Salesforce integriert werden.

Fazit: Wenn bei Kunden bereits Marketing Automation Tools im Einsatz sind, mit denen sich Anwender arrangiert haben, ist das kein Show-Stopper für die Einführung der Salesforce Sales Cloud. Im Gegenteil: Durch die Integration können Customer Engagement Prozesse in Sales oder Service und Marketing nahtlos unterstützt werden.