In welchem System sind Produktinformationen am besten aufgehoben?

Wenn es um die Nutzung von PIM-Systemen (Product Information Management) zur Anreicherung und Verwaltung von Produktinformationen oder Produkt Content geht, bekommt man von potenziellen Anwendern häufig den Verweis auf die Verfügbarkeit der Produktdaten im ERP-System. Das ist nachvollziehbar und war auch lange Zeit ausreichend. Allerdings wird diese Art der Datenverwaltung den heutigen Anforderungen des Marktes an Art, Umfang und Verfügbarkeit von Produktinformationen nicht mehr gerecht.

ERP allein ist keine Lösung

Nach wie vor sind viele Unternehmen der Meinung, dass die Informationen zu ihren Produkten im Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) vollständig und gut aufgehoben sind. In der überwiegenden Anzahl der Fälle, bei genauerem Hinsehen, erweist sich diese Annahme als falsch. Es fehlen beschreibende (Marketing-)Texte, Übersetzungen, technische Spezifikationen, zweckmäßiges und qualitativ hochwertiges Bildmaterial oder aussagekräftige Zusatzinformationen. Diese Inhalte oder Contents sind zwar im Unternehmen vorhanden, finden sich aber häufig in verschiedenen Systemen, Excel-Tabellen oder PDF-Dokumenten mit uneinheitlicher Inhaltsstruktur oder Vollständigkeit und sind darüber hinaus noch über mehrere Abteilungen verstreut.

Best practice für Produkt Content Management

Um Produktcontent effizient und vollständig zu verwalten hat sich als Best practice eine Kooperation aus ERP UND PIM  bewährt. Beide Systeme sind für die Verwaltung von Produktdaten/-informationen unerlässlich. Dabei sollte das ERP führend für die Verwaltung von Produktstammdaten, Stücklisten etc. zum Einsatz kommen wohingegen das PIM für das Management der produktbezogenen Informationen genutzt wird.

Die Stärken eines PIM-Systems

Zu den klaren Stärken eines PIM-Systems gehören die Erstellung und zentrale Verwaltung zielgruppenspezifischer, hochangereicherter Produktinformationen sowie die Automatisierung damit zusammenhängender Prozesse für Übersetzungen, Validierungen, Freigaben und Ausspielungen in verschiedene Kanäle (z.B. Katalog, Webshop, Einkaufsplattformen o.ä.). Dazu zählen die ureigensten Produkte eines Unternehmens, wie z.B. Maschinen darüber hinaus aber ebenfalls Ersatzteile sowie Services und Dienstleistungen.

Das zeitgemäße PIM-System ermöglicht die effiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie dem Produktmanagement, dem Marketing und dem Vertrieb, um sicherzustellen, dass alle benötigten Produktinformationen stets verfügbar und aktuell sind. Da ein ERP-System dies nicht in gleichem Maße leisten kann, ist PIM das führende System für Produktinformationen.

Das integrierte Zusammenspiel von ERP und PIM-Systemen ermöglicht Unternehmen, die Vorteile beider Systeme zu nutzen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktinformationen synchron und schnell verfügbar zu halten.

Die derzeit vielerorts stattfindende Migration auf eine neu ERP-Generation (wie SAP S4 Hana) kann ein guter Zeitpunkt sein, um korrespondierend ein dediziertes PIM-System einzuführen. Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, die ERP Komplexität zu verringern, auf individuelle Anpassungen zu verzichten und ihre Geschäftsprozesse insbesondere auf das Management der Produktinformationen hin zu optimieren.

Knappe IT-Ressourcen entlasten

Und noch ein weiterer Vorteil moderner PIM Systeme ist nicht zu unterschätzen: Diese sind in der Regel cloud-basiert und folgen der No-code-/Low-code-Philosophie. Das bedeutet, dass Fachbereichsspezialisten ohne tiefe IT-Kenntnisse in der Lage sind solche Systeme zu betreuen, anzupassen und ggf. weiterzuentwickeln. Die in allen Unternehmen knappen und durch Projekte (ERP etc.) allokierten Personalressourcen können substanziell entlastet werden. Fachbereiche können weitgehend unabhängig und ohne Wartezeiten Anforderungen von Kunden oder Partnern umsetzen und so Vorteile im Time to market realisieren.

Genug gute Gründe, wie wir meinen, sich mit der Thematik PIM auseinanderzusetzen und die aufgezeigten Vorteile für das Unternehmen zu nutzen.

Beitrag von Bernd