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Medizintechnik

Projektstory

Einheitliche Lösungen und Prozesse weltweit – digitale Transformation mit Salesforce

„Salesforce bietet unserem Kunden eine vereinheitlichte IT-Landschaft mit integrierten digitalen Lösungen, die die Prozesse verbessern und die Transparenz erhöhen.“

Unser Kunde

Unser Kunde ist ein Medizintechnikunternehmen mit Sitz in Süddeutschland. Es entwickelt, produziert und vertreibt innovative Produkte für die minimal-invasive Behandlung von Gefäßleiden, wie beispielsweise Stents. Kunden sind Ärzte und Chirurgen. Das Unternehmen wurde 2009 gegründet und ist heute in mehr als 80 Ländern vertreten.

Die Herausforderung

Vom Vertrieb über den Kundenservice bis zum Event Management arbeiteten bis vor einigen Jahren alle Abteilungen mit unterschiedlichen IT-Systemen. Sogar innerhalb der Abteilungen waren verschiedene Lösungen im Einsatz. Beispielsweise arbeiteten die Vertriebsmitarbeitenden in jedem Land mit eigens erstellten Excel-Tabellen, auf die nur sie Zugriff hatten. Es fehlte an Transparenz, was die Zusammenarbeit erschwerte. Zudem war die Administration der verschiedenen IT-Systeme zeitaufwendig und kostspielig. Ziel des Unternehmens war daher die Vereinheitlichung der Lösungen und damit auch der Prozesse. Mit diesem Wunsch kam das Unternehmen 2021 auf uns zu.

Unsere Lösung

Wir empfahlen die digitalen Lösungen von Salesforce. Auf einer einzigen Plattform lassen sich vielfältige Prozesse abteilungsübergreifend abbilden und eine 360-Grad-Sicht auf die Kunden schaffen. Ein herausragender Vorteil für die Implementierung und Administration liegt darin, dass nahezu alle benötigten Funktionen bereits im Standard von Salesforce verfügbar sind. Selbst komplexe Prozesse wie bei unserem Kunden lassen sich mühelos anpassen und skalieren.

Die Sales Cloud haben wir im Jahr 2021 innerhalb von nur sechs Monaten in Deutschland und anschließend an allen 80 Niederlassungen weltweit eingeführt. Im Jahr 2022 folgte die Implementierung der Service Cloud. Schritt für Schritt haben wir die Prozesse aller Abteilungen in beiden Lösungen abgebildet und optimiert.

Die Vorteile

Salesforce hat den Anstoß zu einer digitalen Transformation gegeben. Die integrierten digitalen Lösungen haben nicht nur die Systemlandschaft, sondern auch die Prozesse vereinfacht. Alle Abteilungen, die Kundenkontakt haben, nutzen nun die Sales Cloud. Die Vertriebsmitarbeitern beispielsweise können Vertriebsmöglichkeiten systematisch verfolgen und verwalten, was zu einer höheren Effizienz im Alltagsgeschäft und einer präziseren Planung führt. Zudem stellt die Lösung dem Management detaillierte Reporting zur Verfügung, die nun eine transparente Sicht auf die weltweiten Vertriebsprozesse ermöglichen. Diese Einblicke unterstützen die Führungskräfte dabei, Strategien zur Steigerung des Umsatzes und der Kundenzufriedenheit zu entwickeln.

Für das Unternehmen sind aber nicht nur Informationen über bestehende und potenzielle Kunden wichtig, sondern auch über die Distributoren. Angesichts der sensiblen Natur der Medizintechnikprodukte ist es unerlässlich, dass Daten konform und revisionssicher abgelegt und archiviert werden. Aus diesem Grund führt das Unternehmen jedes Jahr eine Evaluierung der Distributoren durch. Vor der Implementierung von Salesforce war dieser Prozess zeitaufwendig und auch fehleranfällig. Per E-Mail verschickten Mitarbeitende Excel- und Word-Formulare an die Distributoren. Anschließend mussten sie kontrollieren, ob diese die E-Mails erhalten und gelesen sowie die Formulare ausgefüllt und zurückgeschickt hatten. Eine mühevolle Arbeit. Dank Salesforce ist dieser Evaluierungsprozess nun zentralisiert und optimiert. Über das Add-On Formstack werden die Formulare erstellt, versendet und ausgewertet. Die Dokumente enthalten bereits vorausgefüllte Informationen für die Distributoren, die lediglich ihre aktuellen Daten ergänzen müssen. Sind verpflichtende Angaben vorhanden, prüft Formstack automatisch, ob diese ausgefüllt wurden. Nur dann lässt sich das Dokument zurückschicken.

Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Formulare vollständig ausgefüllt sind. Abschließend können die Formulare dank DocuSign schnell und einfach digital signiert werden, was den gesamten Prozess beschleunigt und vereinfacht.

Die Service Cloud wiederum ist ein entscheidendes Werkzeug für die Bearbeitung von Beschwerden, was in der Medizinbranche von besonderer Bedeutung ist. Es ist unerlässlich, dass Informationen schnell und effizient zugänglich sind. Die Service Cloud bietet genau das: Sie ist die zentrale Anlaufstelle für sämtliche Fragen und Beschwerden. Alle dazugehörigen Daten und Interaktionen sind hier gespeichert und sofort auffindbar und lassen sich zuverlässig bearbeiten.

Alle Abteilungen arbeiten heute effizient mit Salesforce zusammen. Volle Transparenz ist gegeben. Das macht auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter deutlich einfacher. Bei jeder Interaktion zwischen Abteilungen werden alle Daten automatisch synchronisiert, sodass stets eine aktuelle 360-Grad-Sicht auf die Kunden und die Distributoren gegeben ist.

Das Unternehmen profitiert nun von einer vereinheitlichten IT-Landschaft mit einer einzigen Datenbank. Durch die einfache Systemarchitektur ist auch das IT-Team entlastet. Im Zuge der Einführung hat das Unternehmen zwei Salesforce-Administratoren eingestellt. Wir sind heute lediglich noch unterstützend tätig. Die Administratoren können Konfigurationen schnell und unkompliziert vorzunehmen, was Zeit sowie Kosten spart.

Nutzen auf einen Blick

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